Da li ste spremni za outsource?

Kao ključ za brži dolazak do uspešnih rezultata, outsourcing je od mere uštede polako postao suštinska dugoročna strategija za kompanije koje žele da pojednostave svoje poslovanje.

Mnoga preduzeća vremenom dobijaju sve više mogućnosti za unapređenje poslovanja i uviđaju da bez opcije eksternalizacije rast je teži (i skuplji).

Imajući ovo na umu, možda ste razmišljali o tome da neke od svojih operacija prepustite spoljnim saradnicima i odlučili ste se za taj korak napred. Sve opcije ste razmotrili i na sva pitanja odgovorili od toga zašto vam je potreban outsource tim do toga koji su benefiti takvog partnerstva.

Ono što ostaje jeste da predočite plan svom menadžment timu.

U idealnoj situaciji, imaćete na svojoj strani ljude koji će razumeti potrebu za outsource timom, ali izazov će biti kolege koje sumnjaju u takav način poslovanja.

Iako outsourcing može da značajno smanji troškove i olakša mnogima poslovne procese, počevši od zadataka sa malim uticajem pa do strateških funkcija lideri koji su skloni mikromenadžmentu i nemaju veliko iskustvo sa spoljnim saradnicima ovakvu opciju mogu da posmatraju kao rizik.

U našem poslovanju susreli smo se sa brojnim izazovima među kojima su i menadžeri koji nisu sigurni u prepuštanje poslova outsource timu. Zato smo rešili da pomognemo zagovornicima outsourcinga smernicama kako da priđu svojim kolegama kojima treba još malo ubeđivanja.

Sa ovim vodičem korak po korak otkrićete ne samo da li je outsourcing najbolji za vaše poslovanje, već i kako da pridobijete svoj liderski tim

BENEFITI OUTSOURCINGA

Već mnogo puta spomenute uštede troškova jesu glavna prednost angažovanja spoljnih saradnika, ali još jedan plus koji se ponekad zanemaruje jesu mogućnosti ulaganja ušteđenih sredstava u druge projekte.

Postavite pitanje: Da li postoji projekat koji čeka preraspodelu budžeta ili možda neka usluga koju želite da uvedete?

Davanjem zadataka koji nisu od suštinske važnosti spoljnim saradnicima otvarate mogućnost da ti projekti konačno ugledaju svetlost dana.

Osim značajne uštede, outsourcing nudi rešenje za brzo skaliranje stručnih timova. Pronalaženje ljudi sa veštinama i iskustvom koje su vam potrebne može biti teško, posebno na skučenom tržištu rada, ali outsourcing obezbeđuje vrhunske talente za vaše poslovanje bez muke oko zapošljavanja.

Zaključak: outsourcing vam omogućava da se koncentrišete na ključne kompetencije, prepuštajući administrativne zadatke posvećenom, profesionalnom spoljnom timu. Stavljanjem ovih sekundarnih procesa u ruke profesionalaca od poverenja, Vi i vaš tim ćete imati više vremena da se koncentrišete na najvažnije aspekte vaše kompanije.

DA LI STE SPREMNI ZA OUTSOURCE?

Kao što svaki dobar menadžer zna, dobra priprema je ključ uspeha, zato odvojite vreme da identifikujete scenarije koji se odnose na vašu kompaniju i odgovorite na pitanje zašto su vam potrebni spoljni saradnici.

• TREBA DA SMANJITE TROŠKOVE

Najočiglednija korist od outsourcinga je mogućnost smanjenja troškova. Rad sa spoljnim partnerom košta manje od uključivanja novih zaposlenih sa punim radnim vremenom i predstavlja manje dugoročnih rizika.

Ne samo da možete smanjiti troškove plata angažovanjem spoljne radne snage, već takođe možete smanjiti troškove u vezi sa beneficijama i kompenzacijama koje bi inače dolazile sa zapošljavanjem novih zaposlenih. Dodajte mogućnost skaliranja timova uz vrhunsku fleksibilnost i brzinu i ostvarujete sve svoje ciljeve.

• VAŠ TIM JE PRETRPAN NEPRIORITETNIM ZADACIMA

Zadaci velikog obima i niskog prioriteta mogu imati negativan uticaj na profitabilnost vašeg poslovanja. Odvlačenjem internih talenata od strateškog rada sprečava značajan rast.

Angažovanjem ljudi za takve poslove može osloboditi interne talente da se više koncentrišu na posao koji je najvažniji za vaš dugoročni plan rasta.

• SMANJUJETE RADNU SNAGU, ALI POTREBE ZA PROIZVODNJOM SU VEĆE

Smanjenje broja zaposlenih uključuje širok spektar teških izbora za preduzeća, uključujući odluku da se smanje troškovi za poslovne funkcije. Iako ćete možda morati da smanjite troškove, obično se suočavate sa potrebom da istovremeno povećate proizvodnju, što predstavlja izazov za bilo koju kompaniju.

Odabirom angažovanja spoljnih saradnika zapravo dajete opciju za odlučivanje koje funkcije treba da ostanu u kompaniji i šta možete da prenesete dobavljaču. Ovo je jedna od opcija da se čak i eliminiše potreba za značajnijim smanjenjem radne snage jer se funkcije pravilnije raspoređuju i ovakvim rasterećenjem mnoge kompanije uviđaju da mogu da zadrže veći deo svojih internih timova.

• VAŠ TIM TREBA DA SE FOKUSIRA NA BITNE ZADATKE

Koliko često ste čuli da vaš tim pregleda svoju listu obaveza samo da bi otkrio da se fokusira na sitne zadatke?

Sposobnost oslobađanja nekih od tih manje važnih odgovornosti moćan je argument za outsourcing. Outsource tim može da se bavi zadacima sa malim uticajem, ostavljajući vašim zaposlenima da se usredsrede na procese stvaranja vrednosti koje najbolje rade. Ovo povećava efikasnost u celosti, podiže moral tima i omogućava veću profitabilnost u poslovanju.

Ako bilo koji od ovih scenarija opisuje vašu kompaniju, onda bi moglo biti vreme da svom liderskom timu predstavite outsourcing kao dugoročno rešenje koje stvara vrednost za povećanje profitabilnosti i održivosti kompanije.

KOJA PITANJA POSTAVITI?

Najbolji način da pripremite kolege i kompaniju za ulazak u partnerstvo sa spoljnim saradnicima je da odgovorite na neka bitna pitanja o tome kakav uticaj će ovaj korak imati na celokupno poslovanje.

Ovim ćete učvrstiti svoja očekivanja i ciljeve u vezi sa eksternalizacijom, a što je najbitnije pripremićete se za sastanak sa menadžmentom.

Pitanja na koja biste trebali da date odgovor su sledeća:

• Koliko bismo mogli da uštedimo i šta možemo da uradimo sa ušteđenim sredstvima?
• Kako će outsourcing poboljšati performanse kompanije?
• Ko će biti nadležan za spoljne partnere?
• Kako će to uticati na sadašnji tim?
• Koga treba da ubedimo u našu strategiju outsourcinga?

PRIKUPITE POTREBNE INFORMACIJE

Kada ste definitivno utvrdili da outsourcing je način da vaša kompanija uspe, vreme ja za sakupljanje činjenica istraživanjem i analizom. Kada imate sve informacije i odgovore na sva potencijalna pitanja olakšaćete put do potvrdnog odgovora.

IZVRŠITE ANALIZU TROŠKOVA

Da biste napravili ubedljiv argument za angažovanje spoljnih saradnika, prvo morate analizirati troškove i koristi.

Važno je da uporedite troškove i koristi od implementacije spoljnog tima sa troškovima zadržavanja trenutnog sistema ili angažovanja novih internih zaposlenih da obavljaju iste funkcije. Analiza troškova i koristi treba da pokaže trenutne kapacitete zajedno sa potencijalnim sposobnostima angažovanog tima.

OTKLONITE SUMNJE MENADŽMENTA

Vaš rukovodeći tim će verovatno iskazati zabrinutost u vezi sa četiri primarne oblasti u vezi sa spoljnim poslovima. Pripremite argumente da odgovorite na svaki od ovih problema.

Gubitak kotrole

Jedna od najčešćih briga oko angažovanja spoljnih saradnika je teškoća upravljanja timom koji nije u direktnoj nadležnosti kompanije. Kako će se osigurati da se stvari urade baš na vaš način? Ova briga je potpuno otklonjena kada radite sa partnerom od poverenja. Sa pravim timom, koji će vas redovno izveštavati o svemu, kompanija ostaje uključena i uviđa da nema gubitka kontrole.

Zabrinutost za kvalitet

Rukovodioci su često oprezni kada je u pitanju kvalitet posla koji rade spoljni saradnici. Iako je ovo opravdana zabrinutost, najbolji način da se rešite je izbor dobavljača kome možete verovati. Najbolje bi bilo da do saradnika dođete preko preporuke, i da zatražite primere kako su pomogli kompanijama u vašoj industriji. Isto tako možete uraditi mali pilot projekat i pratiti rezultate pre nego što krenete napred.

Osetljivi podaci

Kao i u svim kompanijama i vi imate podatke koji ne bi trebali da izađu u javnost, a koji su ipak potrebni vašim saradnicima za kvalitetniji rad.  Rukovodioci su češće zabrinuti zbog mogućnosti da spoljni partneri namerno zloupotrebe osetljive podatke – kršenje poverenja koje nijedan renomirani provajder spoljnih poslova ne bi dozvolio.

Ograničenja outsourcinga

Neki rukovodioci vide outsourcing kao put ka potpunoj decentralizaciji. Ali outsourcing je najpogodniji za zadatke koji se ponavljaju i sa malim uticajem koji troše većinu resursa prosečnog preduzeća. Obavezno identifikujte strateške zadatke koji moraju ostati unutar kompanije kada predstavljate outsourcing kao priliku za rast.

KORISTITE RELEVANTNE PODATKE

Kada ste se pozabavili najčešćim problemima u vezi sa spoljnim saradnicima, morate prikupiti i predstaviti podatke koji opravdavaju eksternalizaciju. Veliki deo temelja će biti postavljen u vašoj analizi troškova i koristi, ali je i dalje neophodno kreirati plan za merenje efikasnosti vašeg spoljnog programa.

Kada se kompanije i njihovi spoljni partneri dogovore o pokazateljima učinka pre nego što počnu da sarađuju, proces postaje lakši. Da biste podstakli ovaj argument, izračunajte projekcije rasta kompanije kroz angažovanje spoljnih saradnika i pokažite koliko više tim može da postigne. Obavezno predstavite i troškove zapošljavanja i obuke zaposlenih na licu mesta.

Ako ste propratili ove korake, pridobićete pažnju celog vašeg liderskog tima. Kao i kod bilo kojeg prodajnog predloga, vaša strategija zatvaranja je kritična. Razgovarajte sa dobavljačima pre nego što napravite svoj predlog kako biste imali probne ponude na stolu.

Najbolji način da pokažete da ste dovoljno proučili tržište jeste da date konkretnu preporuku koja uzima u obzir vašu poziciju i adresira sve tačke zabrinutosti vaše kompanije. Izaberite provajdera koji nudi najbolju vrednost, kombinujući iskustvo i ubedljive studije slučaja koje će dopuniti vašu prezentaciju.

Brand Care od 2018. godine kroz rezultate opravdava poverenje kompanija širom Srbije, ukoliko smatrate da je vreme za outsource i u vašem preduzeću i imate dodatna pitanja o tome kako možete pomoći svojim kolegama, pišite nam na mail office@brandcaregroup.rs, a mi ćemo vam rado pružiti sve informacije.